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Dirección del Proyecto

El Proyecto Multinacional Andino "Geociencias para las Comunidades Andinas" será dirigido por un Consejo Ejecutivo formado por las autoridades máximas de los Servicios Geológicos de los países participantes, entre los cuales se elegirá un Secretario Ejecutivo, un Coordinador Técnico, y Asesor(es) Técnico(s) si se requieren, los Líderes y/o Coordinadores Nacionales del Proyecto y el Gerente de Proyecto del Servicio Geológico de Canadá. Esta organización será responsible de la administración y dirección científica del Proyecto y de las decisiones referentes a la coordinación, integración y financiamiento común.

El Consejo tendrá un Secretario Ejecutivo, que encabezará el Consejo Ejecutivo y será elegido entre las autoridades máximas de los organismos de la Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela. Cada país tendrá un voto (excepto Canadá) en el Consejo Ejecutivo y ese voto será dado por la autoridad máxima del Servicio Geológico de ese país (o su delegado); en el caso de un empate, el Secretario Ejecutivo dará el voto decisivo. El Gerente de Proyecto será el responsable del desembolso de fondos según las reglas de la Treasury Board of Canada Secretariat y las pautas de la Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI).

4.1 Consejo Ejecutivo

El Consejo Ejecutivo será formado por:

Las autoridades máximas de los Servicios Geológicos de Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela (o sus delegados)

El Secretario Ejecutivo

El Coordinador Técnico (sin derecho a voto)

Líderes/Coordinadores Nacionales del Proyecto de los países participantes (sin derecho a voto)

Gerente de Proyecto del Servicio Geológico de Canadá (SGC) (sin derecho a voto)

El Administrador del Proyecto (sin derecho a voto)

Podrán ser invitados por el Consejo Ejecutivo, como observadores sin derecho a voto:

a) Representantes de la ACDI y otros funcionarios
b) Especialistas u otros invitados relevantes a los fines de la reunión
c) El/los Asesor(es) Técnico(s).

El Consejo Ejecutivo se reunirá dos veces al año (Año Fiscal Candiense:desde el 1 de Abril hasta el 31 de Marzo), una de ellas en Canadá y otra, preferentemente, en coincidencia con la reunion anual de la Asociación de Servicios Geológicos y Mineros de Iberoamérica (ASGMI). Durante las reuniones el Consejo Ejecutivo discutirá y revisará el plan de trabajo de cada país para el año fiscal siguiente, evaluará el avance de las actividades y decidirá sobre cualquier otro tema que se presente. Al término de las reuniones se confeccionarán actas oficiales que serán firmadas por las autoridades máximas de los organismos (o sus delegados). Las actas servirán tanto como registro de las decisiones tomadas en las reuniones, así como indicación oficial del compromiso de todos los países firmantes de acatar las decisiones tomadas. Las actas serán firmadas en su versión inglesa por los Directores y la versión en español por el Gerente de Proyecto y el Coordinador Técnico y ambas serán documentos oficiales del Proyecto.

4.2 Responsabilidades del Consejo Ejecutivo

1. Elegir un Secretario Ejecutivo y definir las funciones, actividades y responsabilidades de este cargo.

2. Seleccionar y designar al Coordinador Técnico.

3. Iniciar, planificar y promover las actividades del Proyecto y aprobar el financiamiento común (para ser implementado y desembolsado por el Gerente de Proyecto).

4. Revisar y aprobar los planes de trabajo detallados que serán formulados durante la etapa de consultas del ante-proyecto por los Líderes y/o Coordinadores Nacionales de Proyecto, los consejeros de SGC y de la ACDI.

5. Revisar y aprobar periódicamente los planes de trabajo detallados presentados por cada país.

6. Sugerir y aprobar ajustes del Proyecto tales como cambios en la secuencia de eventos o actividades, para facilitar la integración del Proyecto y las actividades en común. Estos cambios serán implementados por el Gerente de Proyecto. Cualquier otro cambio será responsabilidad del Líder/Coordinador del Proyecto, cuando no involucren productos del SGC o financiamiento de actividades en conjunto.

7. Aprobar la constitución de una unidad de coordinación dirigida por el Gerente de Proyecto para contratar y administrar servicios de consultoría, trabajo técnico, adquisición de equipos y otras actividades relevantes al Proyecto, previamente acordadas por el Consejo Ejecutivo, según las normas del SGC, ACDI y la Treasury Board of Canada Secretariat.

8. Revisar y evaluar la ejecución y progreso del Proyecto Multinacional Andino-Geociencia para las Comunidades Andinas (PMA-GCA).

9. Revisar el presupuesto para el Proyecto y aplicar el enfoque de administración interactiva. Mayores ajustes o cambios en la porción del presupuesto financiada por ACDI, deberán ser aprobados por el Consejo Ejecutivo y el Representante de ACDI. Los presupuestos de contraparte de los proyectos de cada país serán propiedad de sus respectivas naciones.

10. Revisar y aprobar los informes y las actividades de los expertos canadienses.

11. Determinar el formato de los informes de avance del Proyecto, de los informes finales escritos y del/los producto/s del Proyecto.

12. Revisar y aprobar el/los producto/s final/les del Proyecto y obtener indicadores verificables de desempeño de acuerdo con la ACDI.

13. Promover la difusión internacional de los resultados del Proyecto.

4.3 Funciones del Secretario Ejecutivo

Será la autoridad máxima de uno de los Servicios Geológicos de Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Ecuador, Perú o Venezuela y será designado anualmente por el Consejo Ejecutivo. Hasta que el Secretario Ejecutivo sea elegido o si se produce su renuncia, el Gerente de Proyecto actuará en su lugar, hasta que se reúna nuevamente el Consejo Ejecutivo para elegirlo. Sus funciones serán:

1. Presidir las sesiones del Consejo Ejecutivo y convocar a sesiones cuando sea necesario, dos veces al año como mínimo.

2. Asistir en la formulación y en la coordinación de un plan de trabajo general basado en las necesidades y metas de los países participantes.

3. Coordinar la integración horizontal internacional de los países y facilitar el progreso del Proyecto.

4. Establecer y mantener comunicación con el Gerente de Proyecto y con el Equipo de Administración del Proyecto con respecto a las actividades financiadas en común o financiadas por la ACDI en favor del Proyecto.

5. Organizar el programa, agendas y cualquier otra documentación requerida por el Consejo Ejecutivo, en conjunto con el Equipo de Administración PMA-GCA y con el Líder/Coordinador Nacional del Proyecto del país en donde se llevará a cabo la siguiente reunión del Consejo Ejecutivo.

6. Asegurar que se cumplan las decisiones tomadas por el Consejo Ejecutivo

4.4 Funciones del Gerente de Proyecto

El Servicio Geológico de Canadá ha sido designado por la ACDI como la Agencia encargada para el gerenciamiento del presupuesto asignado por la misma (agencia ejecutora). SGC seleccionará un Gerente de Proyecto entre su personal de investigación y de administración. Sus funciones son:

1. Dirigir el Equipo de Administración y Técnico canadiense del Proyecto;

2. Asistir a todas las reuniones del Consejo Ejecutivo como miembro no votante;

3. Participar en la dirección del Proyecto aprobando y desembolsando los fondos de la ACDI a pedido del Consejo Ejecutivo;

4. Dirigir la provisión y contratación de servicios especializados de consultoría, de equipos y la obtención de cualquier otro material necesario para el Proyecto, según las normas del SGC, de ACDI y de la Treasury Board of Canada Secretariat, de acuerdo con lo decidido por el Consejo Ejecutivo;

5. Mantener comunicación con el Secretario Ejecutivo y los demás miembros del Consejo Ejecutivo con respecto al progreso del Proyecto.

4.5 Funciones del Coordinador Técnico

Será designado por el Consejo Ejecutivo de entre sus miembros para asistir en la supervisión de los objetivos científicos del Proyecto Las funciones del Coordinador Tecnico son:

1. Coordinar las revisiones técnicas de las actividades llevadas a cabo bajo el Proyecto por otros expertos (Asesores Técnicos);

2. Actuar como un asesor científico del Consejo Ejecutivo;

3. Coordinar la selección de los Asesores Científicos y Técnicos para los programas;

4. Asistir en el resumen de los logros científicos del Proyecto;

5. Hacer presentaciones durante las reuniones del Consejo Ejecutivo y entregar comentarios por escrito cuando sean solicitados por él;

6. Revisar y aprobar, junto con el Gerente del Proyecto, la versión en Español de las actas de las sesiones del Consejo Ejecutivo;

7. Actuar como un editor de los productos multinacionales del Proyecto.

4.6 Funciones del Administrador del Proyecto

El administrador del Proyecto tiene las siguientes responsabilidades:

1. Proporcionar ayuda administrativa al Gerente de Proyecto y al Secretario Ejecutivo, facilitar las comunicaciones entre los participantes multinacionales del Proyecto y coordinar sus actividades;

2. Participar en las reuniones del Consejo Ejecutivo del Proyecto como miembro no votante;

3. Asistir en la identificación de los recursos necesarios de cada país y proponer un plan coordinado para el desarrollo y la implementación del Proyecto sobre la base de las necesidades individuales de cada país participante, siempre bajo la dirección del Líder o del Coordinador del Proyecto de cada país;

4.Mantener informado al Gerente de Proyecto, al Secretario Ejecutivo y al Coordinador Técnico sobre las actividades y progreso del trabajo en cada país y del Proyecto en general;

5. Coordinar las actividades de los expertos canadienses del Proyecto, bajo la supervisión del Gerente de Proyecto, según las indicaciones del Consejo Ejecutivo;

6. Asistir en la organización, coordinación y preparación de seminarios, reuniones y otras actividades en común entre los países participantes;

7. Asistir en la administración del presupuesto multinacional bajo la dirección del Secretario Ejecutivo y del Gerente de Proyecto.

8. Preparar y presentar ante el Secretario Ejecutivo, el Coordinador Técnico y Gerente de Proyecto toda la información sobre las actividades del Proyecto en cada país. Esta información deberá estar lista para ser incluida dentro de los reportes requeridos por ACDI y deberá contar también con una descripción detallada de la compra de materiales junto a cualquier otro detalle presupuestario.

9. Coordinar los informes requeridos por la ACDI. Coordinar las publicaciones y los informes finales del Proyecto.

10. Informar al Secretario Ejecutivo, al Coordinador Técnico y al Gerente de Proyecto sobre las actividades de los expertos y si se cumplieron los requerimientos.

4.7 Funciones de los Líderes y Coordinadores Nacionales del Proyecto

Los Líderes y Coordinadores Nacionales del Proyecto tienen las siguientes responsabilidades:

1. Participar en las reuniones del Consejo Ejecutivo como miembros no votantes:

2. Dirigir los equipos profesionales y técnicos involucrados en el Proyecto, en sus respectivos países.

3. Preparar un plan de trabajo sobre las actividades del país, incluyendo actividades en común y requerimiento de expertos internacionales, talleres, cursos en el terreno o cualquier otra actividad a ser financiada con fondos de ACDI administrados por el SGC. El plan de trabajo, previamente aprobado por la dirección de su Institución, deberá ser presentado ante el Consejo Ejecutivo para su consideración.

4. Proveer información detallada sobre los requerimientos técnicos (análisis geoquímicos, dataciones, etc.) a ser financiados por ACDI a través de laadministración del Proyecto para su implementación. Esta información también formará parte del Plan de Trabajo nacional y deberá ser presentada ante el Consejo Ejecutivo para su aprobación.

5. Organizar, dirigir y controlar las actividades del Proyecto en su propio país. Esto se llevará a cabo de acuerdo al Plan de Trabajo aprobado por el Consejo Ejecutivo.

6. Proporcionar información acerca del personal que realizará las investigaciones del Proyecto; quiénes recibirán entrenamiento especializado y participarán en talleres, cursos, seminarios y otras actividades relacionadas con el Proyecto.

7. Organizar, dirigir y participar en las investigaciones científicas y técnicas.

8. Coordinar los talleres, cursos, seminarios y otras actividades a ser realizadas en sus respectivos países e informar a la Administración del Proyecto.

9. Administrar el presupuesto interno del país basado en las actividades del Proyecto y controlar e informar, sobre bases regulares, los gastos (de personal y operativos) al Consejo Ejecutivo.

10. Preparar la información relacionada con las actividades del país para ser presentada en las reuniones del Consejo Ejecutivo, y enviarla al Secretario Ejecutivo y al Gerente de Proyecto. Esta información será incluida en los informes anuales que la Gerencia de Proyecto elabora para ACDI y es distribuida entre los participantes del Proyecto.

11. Coordinar la edición y publicación, para sus respectivos países, de todos los informes técnicos preparados para el Proyecto.

12. Proveer de indicadores verificables y de desempeño cuando sea requerido.